Nous sommes à la recherche d’un Chargé de suivi administratif, vos missions incluront les éléments suivants :

Assurer les activités de secrétariat

•  Gérer les adresses génériques du Département Apprentissage
• Préparer, gérer et suivre les dossiers administratifs
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
• Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d’information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes rendus, rapports…), les reproduire, les diffuser
• Prendre en charge les demandes, les traiter et/ou les confier aux agents concernés
• Assurer la logistique des réunions
• Organiser et mettre en œuvre des actions de communication
• Assurer les contacts avec les UFA et les personnels CFAa (conventions, communications diverses…)
• Contribuer à la mise en place des projets d’animation territoriale
• Assurer des missions de représentation du Département Apprentissage (réunions organisées par des partenaires locaux)

Organiser et gérer la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif

• Élaborer et suivre la mise en place des conventionnements passés avec les établissements réalisateurs d’apprentissage (préparation du publipostage, réception et envoi des documents, suivi, classement, relances…)

Prendre en charge et gérer des demandes d’ordre pédagogique

• Mettre en place et déployer le Conseil Académique de la Vie des Apprentis (CAVA)

Travailler en collaboration avec les services financiers

• Être présent(e) lors des dialogues de gestion
• Suivre la consommation de manière régulière
• Suivre la consommation prévisionnelle par diplôme et par formateur vs consommation réelle

Assurer la gestion des projets

• Gérer et suivre les projets en lien avec la Cheffe du Département

Contribuer au système de management de la Qualité (SMQ-EDUFORM)

• Mettre en place les enquêtes de satisfaction à destination des UFA et diffuser les résultats
• Respecter les procédures qualité du service
• Relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ

Cette offre vous offre l’opportunité de jouer un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif et de contribuer activement aux différentes demandes d’ordre pédagogique.