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Ce service a pour mission d’assurer le secrétariat de direction, la coordination et la gestion administrative concourant au fonctionnement de la structure, de l’organisation des instances, la logistique et la maintenance liées aux locaux ainsi que l’accueil physique et téléphoniques.
L’assistant administratif H/F est placé(e) e sous l’autorité de la chef(fe) de service administration générale et travaillera en lien étroit avec le département apprentissage.
Il/elle aura pour mission d’assurer la gestion administrative concourant au fonctionnement du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA et à la diffusion des communications à destination des UFA sur les différents canaux dédiés, la réaction des relevés de conclusion internes.
Nous recherchons un Assistant Administratif H/F dédié à l’apprentissage pour rejoindre notre équipe.
L’une de vos missions principales sera d’assurer la gestion administrative du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA.
Vous serez donc chargé d’assurer les activités de secrétariat du directeur portant sur l’apprentissage en lien avec la cheffe de service de l’Administration Générale.
Pour cela, vous serez chargé des missions suivantes :
De plus, vous serez chargé du suivi des espaces collaboratifs en lien avec l’apprentissage et le GIP FCIP de Lille notamment de déposer des documents dans DIALUFA, les espace conventions…
Enfin, en parallèle de ces missions, il vous faudra contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM).
Ainsi, vous avez la charge de faire respecter les procédures qualité du service. Pour cela, vous serez amené à relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Cette offre vous offre l’opportunité de jouer un rôle clé dans la mise en œuvre de la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les UFA et de contribuer à la diffusion des communications à destination des UFA sur les différents canaux dédiés.
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac+2 à Bac+3 dans le tertiaire ainsi qu’une expérience professionnelle confirmé dans un poste similaire.
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation initiale et continue.
Vous possédez des connaissances réglementaires et techniques du domaine, et vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale.
Vous êtes capable de mettre en œuvre des procédures et des règles. Vous savez utiliser les outils bureautiques, les logiciels et gérer les bases de données.
Vous êtes capable d’apporter des réponses à des besoins spécifiques et vous faites preuve d’aisance rédactionnelle.
De plus, vous aimez travailler en équipe et vous savez rendre compte.
Votre sens du service, votre rigueur, votre adaptabilité et votre sens de l’initiative feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos agents et de nos partenaires.
Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d’écouter votre interlocuteur, d’analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure d’apporter des réponses à des besoins spécifiques tout en apportant des solutions adaptées.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, de l’analyse et êtes capable de synthétiser les informations. Vous faites preuve d’initiative et vous avez de bonnes aptitudes relationnelles. Votre capacité d’écoute, ainsi que votre discrétion professionnelle, sont des atouts importants.
Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Le poste est ouvert :
Pour postuler pour en savoir plus sur l’offre d’emploi, utilisez le formulaire ci-dessous.
Nos équipes ont bien reçu votre demande.
Nous allons la traiter dans les plus brefs délais.