Les pôles et services
du GIP FCIP

Ce département a pour mission d’assurer le secrétariat de direction, la coordination et la gestion administrative concourant au fonctionnement de la structure, l’organisation des instances, la logistique et la maintenance liées aux locaux ainsi que l’accueil physique et téléphonique.

Service Logisitique

Service ayant pour missions :

• D’assurer l’accueil, la sécurisation et la sûreté du site afin de garantir aux agents du siège les meilleures conditions d’exercice de leurs missions;
• D’assurer aux usagers un accueil et une orientation vers les services compétents.

Le GIP FCIP de Lille est composé de plus de 310 agents dont près de 110 au siège et près de 200 dans les établissements scolaires, les lycées professionnels et technologiques majoritairement.

La cartographie des emplois du GIP fait apparaitre 10 familles professionnelles et 44 emplois types.

Avec près de 80% de contractuels, la Direction des ressources humaines mène une action forte visant à la fidélisation des agents. Ainsi le turn over est passé de près de 11 % en 2021 à 6 % en 2022.

Au regard des objectifs stratégiques du GIP FCIP et dans le cadre du plan d’actions de la gestion prévisionnelle des ressources humaines (gestion des emplois et des compétences, recrutements, formation, mobilité, rémunération, action sociale, QVT, …), le département :

• Accompagne les services dans la mise en oeuvre du plan de gestion prévisionnelle des ressources humaines (actualisation régulière de la cartographie des emplois, recrutements, promotions, formation);
• Définit le plan annuel de développement des compétences du GIP FCIP et participe aux travaux du PDC de Région académique proposé également aux agents du GIP FCIP;
• Définit et pilote une politique d’action sociale autour de thèmes clés tels que l’environnement, l’égalité Homme/Femme, le handicap, la lutte contre les discriminations…
• Anime le dialogue social et les instances représentatives et élabore le bilan social.

Le Département Ressources Humaines travaille en étroite collaboration avec le Département Gestion des personnels.

La Secrétaire Générale a la responsabilité du management de l’organisation du SMQ. Elle s’appuie pour ce faire sur une cellule qualité constituée de 4 personnes :

• Une cheffe de service : depuis 2020, elle agit dans l’objectif d’impliquer l’ensemble du personnel dans la démarche qualité du groupement en lien avec le plan de déploiement de la politique du GIP FCIP.
• 2 assistantes qualité, elles ont a en charge la gestion de la maîtrise des documents et des données qualité.
• Une apprentie assistante administrative qualité, qui contribue activement aux missions du service qualité et du suivi de l’amélioration continue

La cellule qualité a pour objectifs :

• D’assister l’équipe de direction (Directeur, Directeur adjoint, Secrétariat général, Agent comptable) dans la mise en place et le suivi d’une démarche et d’une certification qualité;
• De suivre le nouveau plan stratégique du GIP FCIP et plus particulièrement au niveau de l’enjeu stratégique n°3;
• D’élaborer et de mettre en oeuvre la politique qualité;
• De contribuer à l’amélioration du Système de Management de la Qualité.

Le Département est composé de 2 services : service paie et service du personnel.

Les rémunérations de plus de 350 agents et 1 500 vacataires sont assurées mensuellement. Le DGP met en oeuvre l’ensemble des procédures de gestion administrative, contractuels et juridique du personnel. À ce titre, il gère :

• Les procédures de gestion administrative individuelle pour les actes de GRH;
• Le suivi réglementaire et technique des opérations liées à la paie;
• Le pilotage et suivi de l’élaboration des contrats de travail, (contrats, mouvements de personnel, remplacements et gestion administrative du temps de travail).

Le DGP est étroitement associé à l’analyse des besoins en personnels, à leur répartition en lien avec le DAF et à l’attribution des moyens en lien avec la DRH dans le cadre de la GPEC.

La DRH et le DPG contribuent au Système de Management de la Qualité (SMQ -EDUFORM), notamment dans le cadre de la responsabilité sociétale des organisations (RSO).

Le Département d’Appui Juridique a pour objectif d’apporter l’expertise nécessaire aux demandes et projets de l’équipe de Direction, mais aussi de répondre aux besoins de conseils et d’analyses juridiques des services du GIP FCIP.

Cet appui juridique pourra se traduire par la production de documents ressources ou documents types, par l’accompagnement dans la rédaction de documents à forts enjeux ou encore par l’étude de situations particulières, selon les besoins qui seront identifiés.

Service ayant pour missions :

• De gérer le parc informatique;
• De développer et administrer le réseau informatique et proposer des services facilitant le quotidien des utilisateurs;
• De contribuer aux objectifs stratégiques du GIP FCIP en apportant un soutien technique et en contribuant à l’administration des moyens informatiques et au développement du système d’information;
• D’effectuer l’assistance et la maîtrise d’ouvrages pour les projets du GIP.

Service Achats Dépenses

Ses missions :

• Contribuer à la définition et à l’exécution de la politique d’achats de l’établissement;
• Piloter et suivre les processus de dépenses.

Service Projets Européens et Éducatifs

Le portage du GIP FCIP facilite la mobilisation de financements divers (dont européens) sur les axes stratégiques de l’action de l’Education nationale.

Cellule entreprenariat

• IDEE (Innovons Développons l’Esprit d’Entreprendre) : pour développer des compétences entrepreneuriales.

Cellule projets partenariaux

• Mentorat : pour accompagner sur plusieurs mois un jeune par un mentor plus âgé (1 jeune 1 solution).
• Obligation de formation 16-18 ans : pour faciliter le retour en formation sur les places vacantes ou l’insertion vers un métier en tension pour les jeunes décrocheurs.

Cellule mobilité internationale

• Erasmus + : pour donner aux personnels, aux étudiants, aux stagiaires et aux jeunes de moins de 30 ans, avec ou sans diplôme, la possibilité de séjourner à l’étranger pour renforcer leurs compétences et accroître leur employabilité.

Service Appui aux Projets Innovations Attractivités et Qualifications

Service spécifiquement dédié au suivi administratif et financier des projets déposés dans le cadre du plan de relance et du programme France 2030, le SAPIAQ accompagne le pilote afin de garantir la réussite du projet conformément aux objectifs fixés.

Interlocuteur privilégié du financeur, son travail de préparation des conventionnements, de suivi des flux financiers, de collecte des pièces justificatives des dépenses et d’alerte des partenaires, en fait un maillon indispensable de la sécurisation juridique et financière du projet, tout au long de sa vie.

L’agent comptable a une place particulière au sein du GIP FCIP de Lille. Sa mission est double :

• Il a en charge, selon les règles de la comptabilité publique, de contrôler les actes de gestion de l’ordonnateur pour en vérifier la légalité externe ;
• Il a une mission de conseil, d’expertise et d’alerte auprès de l’Ordonnateur dans le pilotage financier et comptable du GIP.

L’agent comptable du GIP exerce en adjonction de service d’un autre poste, il est secondé dans ses missions par une mandataire, Mme Nathalie BOLLE, responsable du pôle comptable.

L’agence comptable contrôle toutes les dépenses et recettes du budget principal, du budget annexe et les opérations pour comptes de tiers dans le cadre de l’activité du département Appel d’Offre et Suivi des Marchés.