Les pôles et services
du GIP FCIP

Appui au développement

Veille

  • Veille et analyse des marches départementaux, régionaux, nationaux.

Conception

  • Animation, coordination et organisation de la réponse aux appels d’offres à l’échelle Hauts-de-France voire plus permettant une réponse homogène.
  • Rationalisation et capitalisation des outils et des réponses en lien avec des délais de réponse contraints.

Réalisation

  • Suivi de la mise en oeuvre et de l’exécution des marches en conformité avec les cahiers des charges et les exigences qualité des commanditaires.
  • Interlocuteur unique des commanditaires.

Évaluation

  • Évaluation des rejets.
  • Évaluation des marchés.


Ces prestations concernent le réseau des GRETA Hauts-de-France, le Centre de Formation pour Apprentis, le CAFOC, le DAVA… Ce département travaille aussi en partenariat avec des organismes externes de formation.

Le département communication a pour mission d’accompagner le GIP FCIP et ses membres dans la définition et la mise en œuvre de leur stratégie de communication.

Il se place en tant que prestataire de services pour l’ensemble des services du GIP FCIP, des GRETA de l’académie de Lille et les services académiques. Son activité peut également s’étendre sur un périmètre de région académique.

 

L’objectif du Département Déploiement et Conseil est de travailler pour et avec les EPLE.

Ses missions : 

  • Accompagnement au quotidien des établissements
  • Conseil dans le déploiement en lien avec la transformation économique, énergétique, écologique, numérique de la France
 

Cellule Attractivité 

  • Appui des EPLE dans l’opérationnalité des projets de développement
  • Attractivité des nouveaux métiers
 

Cellule Formation professionnelle

L’organisation géographique se décline par bassin d’éducation et de formation.

  • Accompagnement et assistance aux UFA
  • Collaboration avec les GRETA
  • Contribution à l’attractivité de la formation professionnelle
  • Travail en réseau

Au sein de la FOAD, nous assurons la formation des acteurs du réseau, la mise à disposition et le suivi technique à des outils et ressources de formation à distance.

Le département participe spécifiquement à l’élaboration de production de ressources pédagogiques avec la collaboration d’auteurs spécialisés.

Nous facilitons l’accès à des formations en ligne de qualité, offrant un accompagnement personnalisé et une expertise technique pointue.

Engagés dans l’innovation pédagogique, nous œuvrons pour une expérience d’apprentissage interactive et enrichissante pour les apprenants du réseau de la formation professionnelle.

Services supports

Ce département a pour mission d’assurer le secrétariat de direction, la coordination et la gestion administrative concourant au fonctionnement de la structure, l’organisation des instances, la logistique et la maintenance liées aux locaux ainsi que l’accueil physique et téléphonique.

Service Logisitique

Service ayant pour missions :

  • D’assurer l’accueil, la sécurisation et la sûreté du site afin de garantir aux agents du siège les meilleures conditions d’exercice de leurs missions;
  • D’assurer aux usagers un accueil et une orientation vers les services compétents.

Le GIP FCIP de Lille est composé de plus de 310 agents dont près de 110 au siège et près de 200 dans les établissements scolaires, les lycées professionnels et technologiques majoritairement.

La cartographie des emplois du GIP fait apparaitre 10 familles professionnelles et 44 emplois types.

Avec près de 80% de contractuels, la Direction des ressources humaines mène une action forte visant à la fidélisation des agents. Ainsi le turn over est passé de près de 11 % en 2021 à 6 % en 2022.

Au regard des objectifs stratégiques du GIP FCIP et dans le cadre du plan d’actions de la gestion prévisionnelle des ressources humaines (gestion des emplois et des compétences, recrutements, formation, mobilité, rémunération, action sociale, QVT, …), le département :

  • Accompagne les services dans la mise en oeuvre du plan de gestion prévisionnelle des ressources humaines (actualisation régulière de la cartographie des emplois, recrutements, promotions, formation);
  • Définit le plan annuel de développement des compétences du GIP FCIP et participe aux travaux du PDC de Région académique proposé également aux agents du GIP FCIP;
  • Définit et pilote une politique d’action sociale autour de thèmes clés tels que l’environnement, l’égalité Homme/Femme, le handicap, la lutte contre les discriminations…
  • Anime le dialogue social et les instances représentatives et élabore le bilan social.

Le Département Ressources Humaines travaille en étroite collaboration avec le Département Gestion des personnels.

 

Le Département est composé de 2 services : service paie et service du personnel.

Les rémunérations de plus de 350 agents et 1 500 vacataires sont assurées mensuellement. Le DGP met en oeuvre l’ensemble des procédures de gestion administrative, contractuels et juridique du personnel. À ce titre, il gère :

  • Les procédures de gestion administrative individuelle pour les actes de GRH;
  • Le suivi réglementaire et technique des opérations liées à la paie;
  • Le pilotage et suivi de l’élaboration des contrats de travail, (contrats, mouvements de personnel, remplacements et gestion administrative du temps de travail).

Le DGP est étroitement associé à l’analyse des besoins en personnels, à leur répartition en lien avec le DAF et à l’attribution des moyens en lien avec la DRH dans le cadre de la GPEC.

La DRH et le DPG contribuent au Système de Management de la Qualité (SMQ -EDUFORM), notamment dans le cadre de la responsabilité sociétale des organisations (RSO).

Service ayant pour missions :

  • De gérer le parc informatique;
  • De développer et administrer le réseau informatique et proposer des services facilitant le quotidien des utilisateurs;
  • De contribuer aux objectifs stratégiques du GIP FCIP en apportant un soutien technique et en contribuant à l’administration des moyens informatiques et au développement du système d’information;
  • D’effectuer l’assistance et la maîtrise d’ouvrages pour les projets du GIP.

Service Achats Dépenses

Ses missions :

  • Contribuer à la définition et à l’exécution de la politique d’achats de l’établissement;
  • Piloter et suivre les processus de dépenses.
Service Recettes

Ses missions :

  • Contribuer à la définition et à l’exécution de la politique des recettes des services marchands (apprentissage, DAVA, CAFOC, frais de gestion de l’appel d’offre);
  • Piloter et suivre les processus de recettes.

Plusieurs typologies de recettes :

  • Prestations de services;
  • Subventions;
  • Frais de gestion.


Cellule contrôle de gestion de budget et audit interne

Un enjeu organisationnel : le suivi par natures et destinations permet de piloter l’activité, anticiper les risques et prendre des décisions stratégiques.

Ses missions :

  • Préparation du budget et de la comptabilité analytique;
  • Mise en place de tableaux de suivi budgétaire et de pilotage de l’activité;
  • Analyse financière et calcul de coût de revient.
Service Projets Européens et Éducatifs

Le portage du GIP FCIP facilite la mobilisation de financements divers (dont européens) sur les axes stratégiques de l’action de l’Education nationale.

Cellule entreprenariat

  • IDEE (Innovons Développons l’Esprit d’Entreprendre) : pour développer des compétences entrepreneuriales.

Cellule projets partenariaux

  • Mentorat : pour accompagner sur plusieurs mois un jeune par un mentor plus âgé (1 jeune 1 solution).
  • Obligation de formation 16-18 ans : pour faciliter le retour en formation sur les places vacantes ou l’insertion vers un métier en tension pour les jeunes décrocheurs.

Cellule mobilité internationale

  • Erasmus + : pour donner aux personnels, aux étudiants, aux stagiaires et aux jeunes de moins de 30 ans, avec ou sans diplôme, la possibilité de séjourner à l’étranger pour renforcer leurs compétences et accroître leur employabilité.
Service Appui aux Projets Innovations Attractivités et Qualifications

Service spécifiquement dédié au suivi administratif et financier des projets déposés dans le cadre du plan de relance et du programme France 2030, le SAPIAQ accompagne le pilote afin de garantir la réussite du projet conformément aux objectifs fixés.

Interlocuteur privilégié du financeur, son travail de préparation des conventionnements, de suivi des flux financiers, de collecte des pièces justificatives des dépenses et d’alerte des partenaires, en fait un maillon indispensable de la sécurisation juridique et financière du projet, tout au long de sa vie.

L’agent comptable a une place particulière au sein du GIP FCIP de Lille. Sa mission est double :

  • Il a en charge, selon les règles de la comptabilité publique, de contrôler les actes de gestion de l’ordonnateur pour en vérifier la légalité externe ;
  • Il a une mission de conseil, d’expertise et d’alerte auprès de l’Ordonnateur dans le pilotage financier et comptable du GIP.

L’agent comptable du GIP exerce en adjonction de service d’un autre poste, il est secondé dans ses missions par une mandataire, Mme Nathalie BOLLE, responsable du pôle comptable.

L’agence comptable contrôle toutes les dépenses et recettes du budget principal, du budget annexe et les opérations pour comptes de tiers dans le cadre de l’activité du département Appel d’Offre et Suivi des Marchés.

Prospective

La Secrétaire Générale a la responsabilité du management de l’organisation du SMQ. Elle s’appuie pour ce faire sur une cellule qualité constituée de 4 personnes :

  • Une cheffe de service : depuis 2020, elle agit dans l’objectif d’impliquer l’ensemble du personnel dans la démarche qualité du groupement en lien avec le plan de déploiement de la politique du GIP FCIP.
  • 2 assistantes qualité, elles ont a en charge la gestion de la maîtrise des documents et des données qualité.
  • Une apprentie assistante administrative qualité, qui contribue activement aux missions du service qualité et du suivi de l’amélioration continue

La cellule qualité a pour objectifs :

  • D’assister l’équipe de direction (Directeur, Directeur adjoint, Secrétariat général, Agent comptable) dans la mise en place et le suivi d’une démarche et d’une certification qualité;
  • De suivre le nouveau plan stratégique du GIP FCIP et plus particulièrement au niveau de l’enjeu stratégique n°3;
  • D’élaborer et de mettre en oeuvre la politique qualité;
  • De contribuer à l’amélioration du Système de Management de la Qualité.

Le Département d’Appui Juridique a pour objectif d’apporter l’expertise nécessaire aux demandes et projets de l’équipe de Direction, mais aussi de répondre aux besoins de conseils et d’analyses juridiques des services du GIP FCIP.

Cet appui juridique pourra se traduire par la production de documents ressources ou documents types, par l’accompagnement dans la rédaction de documents à forts enjeux ou encore par l’étude de situations particulières, selon les besoins qui seront identifiés.

Services marchands

Deuxième académie de France en termes d’activité, le DAVA de Lille, placé sous la responsabilité de la Rectrice, est en charge de la mise en oeuvre de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).

Il coordonne les 6 centres et 13 antennes de l’académie de Lille. Les Conseillers en VAE, qui réalisent des études personnalisées et instruisent la recevabilité des demandes, accueillent plus de 4500 usagers par an, auprès des 29 autres DAVA référencés sur un site national dédié : vae.education.gouv.fr

Les missions :

  • Informer, promouvoir et communiquer autour des bénéfices de la Validation des Acquis de l’Expérience auprès de toutes personnes concernées : candidats, entreprises, acteurs de la formation, organismes financeurs;
  • Réaliser des études personnalisées et instruire la recevabilité des demandes de VAE;
  • Accompagner les candidats tout au long du parcours et en post jury;
  • Organiser des jurys pour des certifications spécifiques du numérique;
  • Être un interlocuteur unique et coordonner les accords-cadres nationaux auprès des entreprises (VAE collectives);
  • Gérer les demandes d’habilitation au Contrôle en Cours de Formation (CCF);
  • Traiter et suivre les demandes de positionnement à caractère réglementaire;
  • Suivre les conventions et reversements des fonds aux centres d’examens du DCL (diplôme de Compétence en Langue);
  • Participer à des projets expérimentaux : Expérience sans frontières, REVA.

Le DABM développe avec le réseau des GRETA de l’académie de Lille une offre de prestation d’accompagnement à la mobilité, à la reconversion professionnelle et au retour ou maintien dans l’emploi. Les prestations d’accompagnement Bilan et Orientation sont individualisées et sur mesure.

Le DABM propose également des prestations de conseil/diagnostic à destination des acteurs des organisations (Management, RH) afin d’accompagner les individus et les entreprises dans leur transition professionnelle. Nos prestations s’adaptent à tous les publics, tous les secteurs, tous les types d’organisation et à toutes les tailles d’entreprises.

Le plus : Notre réseau nous permet de proposer des prestations complémentaires comme des formations, la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), la formation de tuteur, formation de formateurs (Afest).

La Cellule Contrat (qui vérifie et enregistre les contrats d’apprentissage dans la base apprentis), la CSIOVA (Cellule Suivi Insertion et Observation de la Vie des Apprentis), l’Assistante de service social, la référente Handicap, les Assistants administratifs, constituent le département apprentissage. Ces équipes travaillent en synergie pour atteindre le même objectif : accompagner UFA, apprentis, et entreprises au siège du GIP vers la réussite dans cette aventure exigeante qu’est l’apprentissage.

Le département apprentissage travaille en collaboration quotidiennement avec les autres services du GIP FCIP de Lille et accompagne les UFA et leurs personnels (assistants administratifs, formateurs(trices), chargées de l’animation éducative et adjoints d’éducation) dans le déploiement des formations en apprentissage et les projets liés.

Le mieux, c'est encore d'en discuter ...